Czasami przechowywane dokumenty przestają być potrzebne w danej firmie, zajmują dużo miejsca i dobrze by było je zutylizować. Jednak jak to zrobić, nie naruszając tajemnicy i być w zgodzie z przepisami RODO? Okazuje się też, że niszczenie dokumentów znanymi firmowymi metodami może nie przynieść oczekiwanych rezultatów i pocięte na paski, też będą czytelne.
Zniszczyć w biurze lub firmie na miejscu
Niektórzy przedsiębiorcy próbują niszczyć dokumenty w biurze, na miejscu. Przeznaczają do tego zwykłe biurowe niszczarki i czas kilku pracowników, którzy normalnie mają inne zadania. Niszczarki są zwykłe i proste i ogólnie dostępne w każdym sklepie z artykułami biurowymi. Mało która firma ma miejsce, by trzymać duże, profesjonalne niszczarki, które rzeczywiście zniszczą dokumenty dokumentnie. Ten sposób nie jest ekonomiczny i przysparza wiele problemów a w dodatku niecałkowicie niszczy dokumenty. Niszczarki biurowe tną papier na paski, które po złożeniu mogą być idealnie czytelne.Dlatego najlepiej jest skorzystać z usług profesjonalistów i podpisać umowę z profesjonalną firmą, która niszczeniem dokumentów zajmuje się na co dzień.
Profesjonaliści w niszczeniu dokumentów
Współpraca ze specjalistycznymi firmami pozwoli na całkowite pozbycie się problemu i da bardzo duże oszczędności. Wszystko polega na tym, że po podpisaniu umowy otrzymuje się specjalne kontenery, w które ładuje się dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Kontenery są plombowane, tak samo jak część ładowna samochodu, który je odbiera z firmy. Transport takich dokumentów, bezpośrednio odbywa się w miejsce, gdzie następuje utylizacja. Wszystko robione jest w specjalnych miejscach, w wydzielonych do tego pomieszczeniach, przy zachowaniu wszelkich zasad ostrożności i przy pełnym monitoringu.
Zaufanie
Podpisanie umowy z firmą zewnętrzną, która świadczy tego typu usługi, zobowiązuje obie strony. W tym wypadku wszystko powinno odbywać się w pełnym zaufaniu do obu stron. Dokumenty, które mają być zniszczone muszą bezpiecznie opuścić swoją macierzystą firmę, nigdzie „przypadkowo” nie trafić i zostać zniszczone zgodnie z wszelkimi zasadami i regułami polskiego prawa.
Cena utylizacji
Ceny usług są różne i zależą od kilku podstawowych czynników. Bardzo istotna jest ilość danych dokumentów. W tym wypadku cena jest zawsze za 1 kg. Jednak przy długofalowej współpracy i dużych ilości papierów przeznaczonych do niszczenia, dawane są duże rabaty, nawet w wysokości 50 %.