Audyt to jedno z najważniejszych narzędzi zarządzania finansami oraz bezpiecznym prowadzeniem biznesu. Odpowiednia analiza dokumentacji i procesów w firmie pozwala na wykrycie potencjalnych zagrożeń oraz błędów, które mogą prowadzić do strat finansowych. W tym artykule przedstawiamy wskazówki, jak podczas audytu identyfikować potencjalne ryzyka i nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji środków trwałych oraz sposoby ich naprawy.
Audyt ewidencji środków trwałych – czy wiesz, dlaczego jest tak ważny?
Zapewnienie kompletności i prawidłowości ewidencji środków trwałych w firmie to jedno z podstawowych wyzwań dla każdego księgowego. Audyt ewidencji środków trwałych nie ma na celu jedynie sprawdzenia, czy wszystkie aktywa są zapisane w rejestrze i czy odpowiadają one wartościom faktycznie poniesionym, ale także weryfikację stanu technicznego oraz poprawne opisanie i przypisanie do odpowiednich jednostek organizacyjnych.
Taki audyt umożliwia także rzetelne obliczenie amortyzacji, sprawdzenie, czy została ona prawidłowo naliczona oraz czy nie występują w rejestrze błędy, które mogłyby wpłynąć na kondycję finansową firmy. Warto zatem przeprowadzać go regularnie, co pozwala na wyeliminowanie błędów oraz uniknięcie nieprzyjemnych niespodzianek, jakimi są związane z nimi kłopoty podczas kontroli podatkowej czy audytu zewnętrznego.
8 praktycznych sposobów, jak znaleźć ryzyka i poprawić ewidencję środków trwałych
Ewidencja środków trwałych jest jednym z najważniejszych elementów wewnętrznego systemu kontroli w każdej firmie. Ich nieprawidłowe rejestrowanie może prowadzić do poważnych problemów, a nawet kontroli ze strony urzędu skarbowego. W tym artykule przedstawimy Ci 8 skutecznych sposobów, jak odnaleźć potencjalne ryzyka i rozwiązania, aby poprawić ewidencję środków trwałych.
1. Sprawdzaj środki trwałe w regularnych odstępach czasu
Ważne jest, aby przeprowadzać kompleksowy audyt środków trwałych raz na jakiś czas. Powinieneś wziąć pod uwagę wiek i stan poszczególnych aktywów, w celu wykrycia możliwych ryzyk. Możesz użyć specjalistycznego oprogramowania, które ułatwi Ci ten proces.
2. Monitoruj działania związane z zakupem i zbyciem środków trwałych
Możesz zainstalować system kontroli, który zapewni Ci bieżące informacje o wprowadzeniach i wyjściach z ewidencji środków trwałych. Dzięki temu możesz szybko wykryć nieprawidłowości oraz uniknąć zagrożeń.
3. Sprawdź umowy najmu i leasingu
Często firmy korzystają z umów leasingowych lub najmu, aby kupić sprzęt lub pojazdy. Warto ocenić wszystkie umowy pod kątem ich ważności, skutków prawnych oraz zgodności z ewidencją środków trwałych.
4. Pamiętaj o przepisach podatkowych
Przepisy podatkowe są ważnym elementem w prowadzeniu ewidencji środków trwałych. Upewnij się, że Twoja ewidencja spełnia wymogi ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych.
5. Zapewnij dostępność dokumentów
Ważne jest, aby zapewnić dostępność dokumentów dotyczących środków trwałych oraz przeprowadzonych audytów. W ten sposób można uniknąć nieporozumień i problemów związanych z audytem.
6. Stosuj politykę powiadomień
Zapewnij, że pracownicy są świadomi polityki firmy dotyczącej ewidencji środków trwałych. W razie wykrycia nieprawidłowości, powinni być w stanie szybko powiadomić odpowiednie osoby, także wewnętrzne służby kontrolne, w celu podjęcia natychmiastowych działań naprawczych.
7. Koryguj ewidencję
Odwzoruj poprawki w rejestrze środków trwałych w momencie ich dokonywania. Niestosowanie się do zasad poprawiania dokumentacji prowadzi do niezgodności pomiędzy faktycznym stanem ewidencji środków trwałych a stanem formalnym.
8. Szukaj usprawnień w ewidencji
Właściwe prowadzenie ewidencji środków trwałych powinno być przede wszystkim funkcjonalne. Nie bój się szukać możliwości unowocześnienia swojego systemu lub szukać pomocy w specjalistycznej firmie, która wesprze Cię w usprawnieniu prowadzenia ewidencji.
Podsumowując, odpowiednie zarządzanie środkami trwałymi w firmie jest kluczowe dla jej dalszego rozwoju. Wykorzystanie powyższych wskazówek pomoże Ci zrozumieć, jak w prosty sposób identyfikować zagrożenia i poprawić ewidencję środków trwałych w Twojej firmie.