Obowiązek niszczenia dokumentów w odpowiedni sposób dotyczy zarówno większych, jak i małych firm. Każdy pracodawca odpowiada za dane osobowe swoich pracowników i kontrahentów, na dodatek dokumenty często są potwierdzeniem wywiązywania się ze swoich obowiązków. Dlatego trzeba je w odpowiedni sposób przechowywać, a kiedy przyjdzie na to czas – zniszczyć tak, by odbyło się to zgodnie z zasadami narzuconymi przez ustawę.
Niszczenie dokumentów – Ustawa o Ochronie Danych Osobowych
W tej dziedzinie obecnie najważniejszym prawem jest Ustawa o Ochronie Danych Osobowych z 1997 roku. To właśnie ona reguluje, które dokumenty należy przechowywać, jak długo i w jaki sposób je niszczyć. Najważniejszym założeniem jest to, że dokumenty różnego rodzaju mają różną datę ważności. Niektóre należy usuwać w czasie od 5 do 50 lat.
Obecnie Ustawa została doprecyzowana przez RODO – Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Dokument ten wzbudził wiele kontrowersji, ale dal firm ważne jest to, że dokumenty muszą być usuwane w taki sposób, by znajdujące się na nich dane nie wpadły w ręce osób postronnych. Nieprzestrzeganie zapisów tych ustaw i rozporządzeń może skutkować naprawdę poważnymi konsekwencjami prawnymi.
Dokumenty do zniszczenia
Dokumenty, które należy przechowywać, chronić i zniszczyć w odpowiednim czasie, to nie tylko wydruki na papierze. To także wszelkie dane w formie cyfrowej, także te przechowywane na serwerach zewnętrznych. czy wewnętrznych firmy.
Dokumenty, które trzeba zniszczyć z zachowaniem szczególnej ostrożności przed wyciekiem danych to te dotyczące płac i zatrudnienia – umowy, kwestionariusze czy zaświadczenia pracowników. Są to dokumenty, które zawierają dane osobowe i dane wrażliwe, dlatego ich niszczenie w odpowiedni sposób jest szczególnie ważne. Przechowywanie dokumentów tego typu powinno trwać 50 lat, następnie trzeba je zniszczyć.
Niszczenie dokumentów – możliwe sposoby
Dokumenty można zniszczyć na kilka sposobów. Można to zrobić samodzielnie w firmie – nawet za pomocą nożyczek, ale uzyskanie drobnych wycinków może zająć kilka sekund, o wiele lepiej jest użyć niszczarki biurowe. Jeśli papierów jest naprawdę duża ilość, warto rozważyć zaangażowanie firmy, która oferuje takie usługi. Przede wszystkim warto jednak upewnić się, że tego rodzaju podmioty oferują usługi na najwyższym poziomie, zgodnie z nowym prawem i w taki sposób, że dane będą naprawdę chronione.
Ważne jest także niszczenie dokumentów, które występują w formie cyfrowej. Trzeba to zrobić tak, by były one dokładnie usunięte, a dotarcie do nich niemożliwe.