W przypadku małych i niektórych średnich przedsiębiorstw, inwentaryzacja środków trwałych jest przeprowadzana przez ich personel. Czasem jednak zdarza się, że inwentaryzację trzeba przeprowadzić wewnątrz dużej firmy. Oznacza to konieczność przeliczenia i uaktualnienia wielu środków trwałych, co może przekraczać możliwości zatrudnionych w niej osób.
Firma zewnętrzna – tak, ale…
Z punktu widzenia takiej firmy, zatrudnienie personelu zewnętrznego jest w tym przypadku bardzo pożądane. Wystarczy sporządzić ogłoszenie, zatrudnić kilka osób na umowę o dzieło (tudzież zlecenie) i zrealizować całą inwentaryzację na podstawie przyjętych w przedsiębiorstwie założeń. Niestety, przeprowadzana w ten sposób inwentaryzacja środków trwałych nie jest skuteczna. Dlaczego?
Pierwszym „problemem” są oczywiście zatrudnieni pracownicy. Jeśli są to osoby z przysłowiowej „łapanki”, trudno o ich dużą motywację do pracy. Najczęściej są to też ludzie, którzy nie mieli do czynienia z przeprowadzaniem inwentaryzacji. Oznacza to, że trzeba się liczyć z tym, że spis z natury nie będzie do końca dokładny.
Profesjonalna firma zewnętrzna – tak czy nie?
Podczas realizacji inwentaryzacji środków trwałych, można też skorzystać z usług profesjonalnych podmiotów zewnętrznych, które specjalizują się w tego typu zadaniach. Tutaj poziom realizowanych usług jest dość wysoki, ale koszty takiego przedsięwzięcia znacznie wzrastają. Poza tym nadal trzeba się liczyć z możliwością błędów w trakcie spisu z natury.
Dlaczego korzystanie z pomocy firmy zewnętrznej może być tak bardzo kosztowne? Chociażby dlatego, że firma zlecająca musi w ten sposób pokryć koszty zarządu, działalności i oczywiście wynagrodzenia samych pracowników. Co więcej, w tym wariancie ma się do czynienia głównie z profesjonalistami, którzy oczekują znacznie wyższych wynagrodzeń za dobrą pracę.
Dane firmy – czy to ważne?
Trzeba też pamiętać, że w trakcie inwentaryzacji środków trwałych konieczne jest zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa. Jeśli nie zwróci się na tę kwestię uwagi, może dojść do wycieku istotnych dla niego danych, które mogą być bardzo interesujące np. dla konkurencji. Oznacza to konieczność podpisania umowy ze stosowną klauzulą, choć ryzyko nadal pozostaje.
Podsumowując, inwentaryzacja środków trwałych musi być w niektórych przedsiębiorstwach realizowana przez firmy zewnętrzne. Niestety bardzo często wiąże się to z pewnym ryzykiem, które – po pierwsze – dotyczy możliwości wycieku ważnych danych, a po drugie – koniecznego podwyższenia kosztów całego przedsięwzięcia.