usługi

Outsourcing księgowości w świetle prawa

Outsourcing księgowości polega na zleceniu prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu. Może być procesem efektywnym, lecz powinien być na bieżąco kontrolowany i monitorowany. Kluczowym etapem jest dobór właściwego modelu funkcjonowania outsourcingu usług księgowych.

Fazy oraz etapy wprowadzania outsourcingu rachunkowości w firmie

Wprowadzając outsourcing w przedsiębiorstwie należy postępować rozważnie i przejść krok po kroku kolejne etapy całego procesu. Osoby podejmujące decyzję powinny zwrócić uwagę na solidność i rzetelność wszelkich analiz i informacji dotyczących tego problemu w przedsiębiorstwie. Wprowadzanie outsourcingu w firmie można podzielić na cztery ogólne fazy, które z kolei dzielą się na bardziej szczegółowe etapy.

Fazy te wyglądają następująco:
1) planowanie strategiczne, oraz wewnętrzna analiza i ocena,
2) ocena i wybór usługodawców,
3) negocjacja i podpisanie kontraktu,
4) kontrola outsourcingu.

Umowa outsourcingowa o świadczenie usług księgowych

Outsourcing nie jest pojęciem prawniczym, lecz terminem z pogranicza zarządzania i ekonomii. Na gruncie polskiego prawa umowę outsourcingu zalicza się do kategorii umów nienazwanych. Zazwyczaj przybiera ona formę jednej lub kombinacji kilku cywilnoprawnych umów nazwanych. Może to być na przykład umowa o dzieło, leasing, najem, czy umowa zlecenia. Zgodnie z tym wobec umowy outsourcingu stosuje się reżim prawny tych umów nazwanych, a także ogólne zasady właściwe dla nich wszystkich.

Warto dodać, że obowiązujące polskie przepisy regulujące zapisy umów outsourcingowych nie używają słowa „outsourcing”. Ustawa o Rachunkowości dopuszcza możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg podmiotom zewnętrznym. Nowelizacja z dnia 10 kwietnia 2010 roku daje możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg podmiotom z innych państw członkowskich, które prowadzą działalność w tym zakresie. Do tej pory tylko polskie firmy miały możliwość prowadzenia ksiąg.

Outsourcing księgowości – jak wygląda umowa?

Standardowa umowa o świadczenie usług outsourcing księgowości rozpoczyna się od nagłówka, w którym oprócz nazwy dokumentu widnieje jego numer. Kolejnym ważnym elementem jest oznaczenie stron. Główna treść umowy podzielona jest na dziewięć części. Pierwsza z nich to postanowienia ogólne. Druga przedstawia obowiązki biura rachunkowego, do których należy prowadzenie dokumentacji zleceniodawcy na podstawie przedłożonych dokumentów źródłowych. Działania te mają być wykonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami i z należytą starannością. Oznaczony jest także termin wykonania usługi. Dodatkowo w tej części dokumentu wymienione są czynności nienależące do obowiązków biura. Ważne jest to, aby wszystkie elementy tej umowy były koniecznie zawarte.

Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z GLC